Personal outsourcen Gastronomie: Modelle, Kosten, Vergleich

Das Wichtigste in Kürze

• Es gibt kein bestes Modell, nur das passende für den jeweiligen Bedarf. Festanstellung, Minijob, Zeitarbeit und selbstständige Fachkräfte lösen unterschiedliche Probleme: Grundlast, Zusatzbedarf, Ausfälle, Spitzen.
• Der Stundensatz täuscht. Eine festangestellte Vollzeitkraft mit 3.000 Euro brutto kostet im Rechenbeispiel dieses Artikels rund 46.500 Euro im Jahr. Je tatsächlich benötigter Stunde landest du bei etwa 33 Euro, weil Urlaub, Feiertage, Krankheit, Leerlauf und Fluktuation mitbezahlt werden.
• Outsourcing hat einen höheren Stundenpreis, dafür fast keine Leerkosten. Eine selbstständige Fachkraft mit 32 Euro Stundensatz kostet dich inklusive 15 Prozent Servicegebühr 36,80 Euro netto, aber nur für die Stunden, die du wirklich buchst.
• Die Faustregel: Wird eine Stelle mehr als etwa drei Viertel ihrer bezahlten Anwesenheitszeit wirklich gebraucht, ist Festanstellung günstiger. Liegt der Bedarf darunter, ist flexibles Personal wirtschaftlich im Vorteil.
• Outsourcing hat echte Nachteile: weniger Bindung, Einarbeitungsaufwand bei jedem neuen Gesicht, begrenzte Weisungen bei Selbstständigen und das Risiko der Scheinselbstständigkeit bei falscher Handhabung.
• Das Mischmodell gewinnt in den meisten Betrieben: ein festes Kernteam für die planbare Grundlast, dazu flexible Kräfte für Wochenenden, Events, Saisonspitzen und Ausfälle.
• Prüfe deine Bereitschaft vor dem Start: Am Ende des Artikels findest du eine Checkliste, mit der du in zehn Minuten einschätzt, ob dein Betrieb dafür organisatorisch bereit ist.

Warum das Thema gerade jetzt auf jedem Küchentisch liegt

Wer 2026 ein Restaurant, ein Hotel, eine Bar oder einen Catering-Betrieb führt, rechnet anders als noch vor fünf Jahren. Die Zahlen aus der Branche zeigen ein widersprüchliches Bild. Nach dem DEHOGA-Zahlenspiegel für das erste Quartal 2026 lag der reale Umsatz im Gastgewerbe 5,1 Prozent unter dem Vorjahresquartal, nominal stand ein Plus von 2,1 Prozent. Im Vergleich zu 2019 fehlen real fast 20 Prozent. In den ersten beiden Monaten 2026 wurden 466 Insolvenzanträge im Gastgewerbe gezählt, 17 Prozent mehr als im Vorjahreszeitraum. Gleichzeitig beschäftigte die Branche im Februar 2026 rund 1,07 Millionen sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter, und die Zahl der geringfügig Beschäftigten liegt deutlich über dem Niveau von 2019.

Auf der Kostenseite geht es in eine Richtung: nach oben. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro. Nach Angaben des Statistischen Bundesamts kostete eine Arbeitsstunde im Gastgewerbe 2025 im Schnitt 27,40 Euro, und die Arbeitskosten sind in der Branche seit 2020 um gut 31 Prozent gestiegen. Das ist der Durchschnitt über alle Beschäftigten inklusive Lohnnebenkosten, und er zeigt, dass eine Stunde Personal in deinem Betrieb schon lange nicht mehr das kostet, was auf dem Dienstplan steht.

Dazu kommt die Angebotsseite. Die Bundesagentur für Arbeit und der DEHOGA melden für Mai 2026 knapp 18.800 offene Stellen im Gastgewerbe. Das sind rund 21.000 weniger als im Mai 2019, aber das heißt nicht, dass es leicht wäre, Personal zu finden: Wenn ein Betrieb einen guten Koch oder eine erfahrene Servicekraft sucht, konkurriert er mit dem Nachbarn, mit der Kantine und mit dem Hotel um die Ecke. Wer die Stelle nicht besetzt, arbeitet mit Überstunden, Ruhetagen oder verkürzter Karte.

In dieser Lage stellen sich Betriebsleiter immer dieselben Fragen:

• Soll ich noch eine Vollzeitkraft einstellen, obwohl ich nicht weiß, ob der Umsatz im Winter trägt?
• Reichen Aushilfen und Minijobber für die Wochenenden, oder brennen mir die Leute nach drei Monaten wieder weg?
• Lohnt sich ein Personaldienstleister für die Hochsaison, und was kostet Zeitarbeit in der Gastronomie wirklich?
• Kann ich selbstständige Fachkräfte buchen, ohne mir ein Problem mit der Rentenversicherung einzuhandeln?

Dieser Artikel beantwortet sie der Reihe nach. Er stellt die vier gängigen Modelle mit ihren Vorteilen und Nachteilen vor, rechnet die Kosten einer Festanstellung auf den Cent durch, stellt sie den Kosten flexibler Modelle gegenüber, liefert eine Entscheidungsmatrix, beschreibt das Mischmodell aus festem Kernteam und flexibler Spitze im Detail und endet mit einer Checkliste. Die Zahlen sind mit Stand 30. September 2026 recherchiert. Wo sie nur Richtwerte sind, steht das dabei.

Was „Personal outsourcen" in der Gastronomie eigentlich bedeutet

Der Begriff „Outsourcing" klingt nach Konzernen, Callcentern und IT-Abteilungen. In der Gastronomie ist er ehrlicher gemeint und einfacher: Du deckst einen Teil deines Personalbedarfs nicht mehr über Arbeitsverträge, die du selbst abschließt, verwaltest und dauerhaft trägst, sondern über einen anderen Weg. Das kann viel oder wenig sein. Das Spektrum reicht von der einen Aushilfe fürs Wochenende bis zum kompletten Bankett-Team für die Hochzeitssaison.

Damit wir nicht aneinander vorbeireden, verwenden wir in diesem Artikel vier Modelle. Sie unterscheiden sich in der Frage, wer der Vertragspartner der arbeitenden Person ist und wer sie steuert.

Zwei Dinge sind wichtig, bevor wir tiefer einsteigen.

Erstens: Modell 1 und 2 sind streng genommen kein Outsourcing. In beiden Fällen bist du Arbeitgeber. Wir behandeln sie trotzdem, weil sie der Maßstab sind, an dem sich jede Auslagerung messen lassen muss. Ohne ehrliche Zahlen zur Festanstellung ist jeder Kostenvergleich Kaffeesatzleserei.

Zweitens: Modell 3 und 4 sind rechtlich völlig verschieden, auch wenn sie sich im Alltag ähnlich anfühlen. Bei der Zeitarbeit stellt ein Verleiher die Person an und überlässt sie dir. Du darfst ihr Anweisungen geben, die Arbeitnehmerüberlassung ist aber streng reguliert: Es braucht eine Erlaubnis, es gilt eine Höchstüberlassungsdauer, und nach einer bestimmten Zeit greift der Grundsatz „gleicher Lohn für gleiche Arbeit". Bei einer selbstständigen Fachkraft gibt es diese Regeln nicht, weil gar kein Arbeitsverhältnis besteht. Dafür bekommst du kein umfassendes Weisungsrecht, und du musst die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit beachten. Dazu mehr in den jeweiligen Abschnitten.

Wenn ein Betrieb sagt „Ich habe Personal ausgelagert", meint er in der Praxis meist Modell 3 oder 4, teils auch beides parallel. Und meist nicht für alles: Der Kern der Küche bleibt fest angestellt. Dazu später mehr.

Modell 1: Festanstellung in Vollzeit oder Teilzeit

Die Festanstellung ist der Normalfall und für die Grundlast in aller Regel die richtige Antwort. Sie ist aber auch das Modell mit den meisten versteckten Kosten und der größten Bindung.

Was für die Festanstellung spricht

Bindung und Teamkultur. Ein festes Team kennt die Karte, die Handgriffe, die Eigenheiten der Küche und den Ton im Service. Ein Koch, der seit zwei Jahren bei dir arbeitet, weiß ohne Nachfrage, wie du den Pass organisierst und wie das Mise en Place aussehen muss. Das ist Qualität, die man nicht buchen kann.

Volle Weisungsbefugnis. Im Rahmen des Direktionsrechts bestimmst du Ort, Zeit und Art der Arbeit. Du kannst Abläufe ändern, Schichten verschieben, Aufgaben umverteilen und Mitarbeiter gezielt entwickeln. Das ist bei keinem der anderen Modelle in dieser Breite möglich.

Planbarkeit und Verfügbarkeit. Die Kraft ist da, wenn sie eingeplant ist. Du musst nicht darauf hoffen, dass jemand zusagt. Für Öffnungszeiten, die jede Woche gleich sind, ist das die verlässlichste Basis.

Investition in Qualifikation. Wer ausbildet oder fortbildet, baut Können auf, das im Betrieb bleibt. Auszubildende sind ohnehin nur über ein festes Verhältnis möglich.

Niedrigster Preis pro Anwesenheitsstunde. Wie die Vollkostenrechnung weiter unten zeigt, ist die Festanstellung pro tatsächlich anwesender Stunde günstiger als jede Alternative. Der Haken sitzt im Wort „anwesend" und, noch mehr, im Wort „gebraucht".

Was gegen die Festanstellung spricht

Sie kostet, auch wenn nichts los ist. Der Lohn läuft auch am verregneten Dienstag, in der Flaute zwischen Weihnachten und Neujahr und in den Wochen, in denen die Reservierungen einbrechen. Die Personalkosten sind ein Fixkostenblock, der sich nur mit Frist und Aufwand verändern lässt.

Ausfälle bezahlst du doppelt. Wird eine Kraft krank, zahlst du ihr Entgelt bis zu sechs Wochen weiter und brauchst trotzdem jemanden, der die Schicht macht. Bei Urlaub gilt dasselbe. Nach den Auswertungen der AOK Rheinland/Hamburg lag der Krankenstand im Gastgewerbe der Region 2025 bei 5,9 Prozent (Bundesdurchschnitt aller Branchen in der Auswertung: 5,2 Prozent). Das heißt: An jedem Tag fehlen im Schnitt etwa sechs von hundert Beschäftigten.

Bindung an Kündigungsfristen und Kündigungsschutz. In der Probezeit (maximal sechs Monate) kann mit kurzer Frist gekündigt werden. Danach gelten je nach Vertrag und Betriebsgröße längere Fristen, und in Betrieben, für die das Kündigungsschutzgesetz gilt, brauchst du für eine Kündigung einen rechtfertigenden Grund. Wer falsch eingestellt hat, hat also ein Problem, das sich nicht in einer Woche löst.

Recruiting kostet Zeit und Geld. Stellenanzeigen, Gespräche, Probearbeiten, Vertrag, Anmeldung, Einweisung: Das bindet Betriebsleiter, die eigentlich in der Küche oder im Gastraum gebraucht werden. Und bei hoher Fluktuation beginnt das Ganze nach einem Jahr wieder von vorn.

Verwaltung. Lohnabrechnung, Meldungen an die Sozialversicherung, Arbeitszeitnachweis, Urlaubsplanung, Krankmeldungen, Belehrungen. Wer einen Steuerberater oder ein Lohnbüro hat, lagert diesen Teil aus; die Kosten dafür sind aber real.

Vollzeit oder Teilzeit?

Teilzeit ist ein Werkzeug, das viele Betriebe unterschätzen. Eine Servicekraft mit 24 Wochenstunden, die Freitag bis Sonntag fest eingeplant ist, kann für Betriebe mit starkem Wochenendgeschäft genau das sein, was sie brauchen: fest, verlässlich, gebunden, aber ohne 40 Stunden Grundkosten. Für Teilzeitkräfte gilt anteilig alles, was für Vollzeitkräfte gilt, auch der Urlaub. Der Urlaubsanspruch richtet sich nach den Arbeitstagen pro Woche: Wer an drei statt fünf Tagen arbeitet und bei Vollzeit 30 Urlaubstage bekommt, hat nach der gängigen Formel Anspruch auf 18 Tage (30 × 3 ÷ 5).

Der Nachteil der Teilzeit: Du hast mehr Köpfe für dieselbe Stundenmenge, also mehr Abstimmung, mehr Verträge, mehr Abrechnungen, und gute Teilzeitkräfte sind gerade in der Gastronomie oft nebenbei woanders im Einsatz. Wer für sie nur die Randstunden anbietet, findet selten die Besten.

Rechtliche Eckpunkte in Kurzform

• Arbeitszeit: Das Arbeitszeitgesetz erlaubt grundsätzlich acht Stunden täglich, mit Ausgleich bis zehn Stunden. Die Ruhezeit beträgt elf Stunden und kann im Gastgewerbe unter Bedingungen um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn sie innerhalb eines Monats an anderer Stelle ausgeglichen wird. Sonn- und Feiertagsarbeit ist in Gaststätten zulässig, es gelten aber Ersatzruhetage. Verstöße können teuer werden, das Gesetz sieht Bußgelder bis 30.000 Euro vor.
• Urlaub: Gesetzlich mindestens 24 Werktage bei der Sechs-Tage-Woche, also 20 Arbeitstage bei der Fünf-Tage-Woche. Tarifverträge und Arbeitsverträge im Gastgewerbe liegen häufig darüber (häufig um die 26 bis 30 Tage; das hängt vom Tarifgebiet und Vertrag ab).
• Krankheit: Bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung pro Erkrankung durch den Arbeitgeber, sobald das Arbeitsverhältnis vier Wochen bestanden hat.
• Infektionsschutz: Wer im Lebensmittelbereich arbeitet, braucht vor Arbeitsbeginn die Erstbelehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz (Bescheinigung nicht älter als drei Monate), und du als Arbeitgeber belehrst alle zwei Jahre nach und dokumentierst das.
• Tarif: Viele Länder haben Tarifverträge zwischen DEHOGA und NGG. Ein aktuelles Beispiel: In Nordrhein-Westfalen wurde ein Abschluss ab 1. Oktober 2026 vereinbart (plus 2,2 Prozent zum 1. Oktober 2026, plus 2,6 Prozent zum 1. Januar 2027, plus 2,2 Prozent zum 1. Januar 2028; der Einstiegslohn bleibt zunächst bei 14,40 Euro). Ob und wie ein Tarif für dich gilt, hängt von Mitgliedschaft, Allgemeinverbindlichkeit und Vertrag ab.

Das reicht als Rahmen. Wie teuer das Ganze am Ende ist, rechnen wir in einem eigenen Abschnitt durch.

Modell 2: Minijob und Aushilfe

Der Minijob ist in der Gastronomie das meistgenutzte Flexibilitätsinstrument. Die Statistik der Branche bestätigt das: Zum 30. September 2025 zählte der DEHOGA im Gastgewerbe rund 1,12 Millionen geringfügig Beschäftigte, mehr als sozialversicherungspflichtig Beschäftigte insgesamt. Im März 2026 lag die Zahl der geringfügig Beschäftigten fast 76.000 über dem Niveau von 2019.

Die Regeln 2026 im Überblick

• Verdienstgrenze: 603 Euro pro Monat, entsprechend 7.236 Euro im Jahr. Die Grenze ist an den Mindestlohn gekoppelt und beträgt 2027 voraussichtlich 633 Euro. Bei 13,90 Euro Mindestlohn sind das rund 43 Arbeitsstunden im Monat, also etwa zehn Stunden pro Woche.
• Pauschalabgaben des Arbeitgebers (gewerblich): 13 Prozent Krankenversicherung, 15 Prozent Rentenversicherung, 2 Prozent Pauschsteuer, dazu Umlage U1 (seit 1. Januar 2026: 0,8 Prozent, vorher 1,1), Umlage U2 (0,22 Prozent) und Insolvenzgeldumlage (0,15 Prozent). Zusammen rund 31,17 Prozent auf den Verdienst.
• Rentenversicherung: Der Minijobber zahlt grundsätzlich einen Eigenanteil von 3,6 Prozent, kann sich aber befreien lassen. Neu ab 1. Juli 2026: Wer sich befreien ließ, kann diese Befreiung einmalig mit Wirkung für die Zukunft zurücknehmen.
• Rechte wie alle anderen: Auch Minijobber haben Anspruch auf bezahlten Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Feiertagsvergütung und mindestens den Mindestlohn. Ein schriftlicher Vertrag ist sinnvoll und für die Nachweispflichten nach dem Nachweisgesetz auch geboten.

Die kurzfristige Beschäftigung als Sonderform

Die klassische Saisonaushilfe ist oft keine geringfügige, sondern eine kurzfristige Beschäftigung. Sie ist auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr befristet (in der Landwirtschaft 15 Wochen oder 90 Arbeitstage). Sie ist sozialversicherungsfrei, solange sie nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Berufsmäßig ist sie, wenn sie für die Person von wirtschaftlich erheblicher Bedeutung ist und sie nicht beispielsweise neben einem Hauptjob, Studium oder Schulbesuch stattfindet. Arbeitgeber zahlen hier trotzdem die Umlagen U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage (zusammen 1,17 Prozent laut Stand 2026) und können unter bestimmten Bedingungen (unter anderem höchstens 150 Euro Tagesverdienst und höchstens 19 Euro Stundenlohn, höchstens 18 zusammenhängende Arbeitstage) pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer arbeiten.

Wichtig für die Praxis: Die Prüfung der Berufsmäßigkeit und die Zählung der Tage sind fehleranfällig. Wer Aushilfen für die Sommersaison einstellt, sollte sich Bescheinigungen über frühere Beschäftigungen in diesem Kalenderjahr geben lassen. Wird die Zeitgrenze überschritten, wird die Beschäftigung rückwirkend sozialversicherungspflichtig, und du zahlst nach.

Was für den Minijob spricht

Geringe Lohnnebenkosten je Euro. Pauschal etwa 31 Prozent, ohne Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung, ohne Beitragsprüfung im Einzelfall. Das ist für kleine Stundenzahlen ein handhabbarer Aufwand, den auch kleine Betriebe leisten können.

Flexible Einsatzzeiten. Ein Minijobber kann jeden Freitag- und Samstagabend kommen, ohne dass du eine 30-Stunden-Stelle vorhalten musst. Für die klassische Wochenend-Servicekraft, die Spülkraft oder die Küchenhilfe ist das passend.

Gutes Reservoir für Kennenlernen. Viele Betriebe lernen so künftige Festangestellte kennen. Wer sich im Minijob bewährt, kann in Teilzeit wechseln.

Weisungsrecht wie bei Festangestellten. Du bestimmst Aufgaben und Abläufe, und die Aushilfe wächst mit der Zeit ins Team hinein.

Was gegen den Minijob spricht

Die Grenze ist starr. Bei 13,90 Euro Stundenlohn darfst du nur rund 43 Stunden im Monat einplanen. Fällt im Dezember die Weihnachtsfeier-Saison an, ist die Grenze schnell gerissen. Ein gelegentliches, unvorhersehbares Überschreiten ist in engen Grenzen erlaubt; ein planmäßiges Überschreiten macht den Job sozialversicherungspflichtig und ist dann Sache der Midijob-Regeln (Übergangsbereich von 603,01 bis 2.000 Euro).

Viele Köpfe, viel Koordination. Wenn du 400 Stunden Wochenendbedarf im Monat mit Minijobbern deckst, brauchst du neun bis zehn Menschen. Jeder braucht Vertrag, Belehrung nach § 43 IfSG, Einweisung, Dienstplan und Abrechnung. Der Verwaltungsaufwand pro gebrauchter Stunde ist hoch.

Verfügbarkeit ist nicht garantiert. Minijobber arbeiten oft nebenbei, sind Studenten oder haben andere Verpflichtungen. Kurzfristige Absagen kommen vor. Zwar bist du an die vertragliche Arbeitszeit gebunden und die Minijobber an ihre Zusagen, aber auf einen Krankheitsfall reagierst du mit der Suche nach einer Vertretung, wie bei jedem anderen Modell.

Fluktuation. Studentische Aushilfen bleiben selten länger als ein bis zwei Jahre. Die Einarbeitung, die du investierst, geht mit ihnen.

Qualität schwankt. In den Küchen der Spitzengastronomie sind Minijobber eher Küchenhilfen und Abspüler, im Service eher Runner und Hilfskräfte. Für Positionen mit Verantwortung, etwa Chef de Partie, Sommelier oder Schichtleitung im Service, ist ein Minijob selten das richtige Format.

Kosten pro gearbeiteter Stunde sind höher als der Lohn vermuten lässt. Bei 13,90 Euro Mindestlohn liegen die Arbeitgeberkosten rechnerisch bei 18,23 Euro pro bezahlter Stunde. Weil Urlaub, Feiertage und Krankheit bezahlt werden, liegt der Preis je tatsächlich gearbeiteter Stunde im Richtwert bei rund 22 Euro. Dazu unten mehr.

Modell 3: Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung

Zeitarbeit (rechtlich: Arbeitnehmerüberlassung, AÜG) bedeutet: Ein Personaldienstleister stellt Menschen fest an und überlässt sie gegen ein Entgelt dir als Entleiher. Der Verleiher zahlt Lohn, Sozialversicherung und Urlaub, du zahlst einen Stundenverrechnungssatz. Der Verrechnungssatz deckt alles ab: Lohn, Arbeitgeberanteile, Urlaub, Krankheit, Leerlaufzeiten des Verleihers, Verwaltung, Gewinn.

Die rechtlichen Leitplanken

• Erlaubnis: Verleiher brauchen eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung. Frag danach und lass dir die Erlaubnis zeigen; der Vertrag muss die Überlassung ausdrücklich als solche bezeichnen und die überlassene Person vor dem Einsatz konkret benennen (Kennzeichnungs- und Konkretisierungspflicht). Verstöße können mit Bußgeldern bis 30.000 Euro geahndet werden und im schlimmsten Fall dazu führen, dass ein Arbeitsverhältnis zu dir als Entleiher als zustande gekommen gilt.
• Höchstüberlassungsdauer: Grundsätzlich höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate bei demselben Entleiher. Pausen von mehr als drei Monaten setzen die Zählung zurück. Tarifverträge können längere Fristen zulassen. Wird die Grenze überschritten, kann kraft Gesetzes ein Arbeitsverhältnis mit dir entstehen, mit allen Nachzahlungspflichten.
• Equal Pay: Nach neun Monaten Einsatz beim selben Entleiher muss der Verleiher der Person grundsätzlich das Entgelt zahlen, das vergleichbare Stammbeschäftigte bei dir bekommen, außer ein Tarifvertrag mit Branchenzuschlägen greift. Für die üblichen Einsätze in der Gastronomie ist das selten das Thema, weil die Einsätze kürzer sind. Bei mehrmonatigen Vertretungen wird es aber relevant.
• Weisungsrecht: Du als Entleiher darfst die überlassene Person im Betrieb anweisen, wie eigene Mitarbeiter. Das ist ein echter Vorteil gegenüber Selbstständigen.

Was die Zeitarbeit kostet

Die Tarifentgelte in der Zeitarbeit liegen deutlich über dem Mindestlohn. Nach der Tarifeinigung von 2025 stieg der Lohn der Entgeltgruppe 1 (Helfertätigkeiten) zum 1. Januar 2026 um 2,99 Prozent auf 14,96 Euro und steigt zum 1. September 2026 um weitere 2,5 Prozent auf 15,33 Euro. Weitere Stufen folgen 2027. Die höchste Entgeltgruppe (EG 9) lag zum Jahresbeginn bei 28,70 Euro, die Entgeltgruppe 4, die für Tätigkeiten mit dreijähriger Ausbildung gedacht ist (etwa ein Koch), bei rund 17,65 Euro, plus die Erhöhung vom September also etwa 18 Euro. Das sind Richtwerte aus den Tabellen der Tarifpartner; welche Entgeltgruppe für welche Tätigkeit gilt, entscheidet der Verleiher.

Auf diesen Lohn schlägt der Verleiher einen Faktor auf. Die Faustformel in der Branche lautet Stundenlohn mal Kalkulationsfaktor, wobei der Faktor häufig zwischen 1,5 und 2,0 liegt; ein Anbieter nennt als Beispiel 16 Euro Lohn mit Faktor 1,7 ergeben etwa 27,20 Euro netto pro Stunde, dazu die Umsatzsteuer. Ein anderer Ratgeber gibt allgemeiner das 1,8- bis 2,5-fache des Bruttostundenlohns an. Wir rechnen im Folgenden mit 1,5 bis 2,0 als Spanne und 1,7 als Mittelwert. Der genaue Faktor hängt von Qualifikation, Einsatzdauer, Schichtzeiten (Nacht, Sonntag, Feiertag), Übernahmeoption und Verhandlungsmacht ab.

Ein konkretes Beispiel: Ein Koch mit Ausbildung, Entgeltgruppe 4 mit etwa 18 Euro Lohn, wird mit Faktor 1,7 zu 30,60 Euro netto pro Stunde verrechnet. Dazu kommt Umsatzsteuer, die du als vorsteuerabzugsberechtigter Betrieb wieder abziehen kannst.

Was für die Zeitarbeit spricht

Du zahlst nur die Einsatzzeit. Leerlauf, Krankheit und Urlaub des Mitarbeiters sind im Verrechnungssatz enthalten und liegen nicht mehr beim Betrieb. Fällt eine Kraft aus, liefert der Verleiher im Idealfall Ersatz.

Kein Recruiting, keine Lohnabrechnung. Der Verleiher sucht, stellt an, rechnet ab und meldet an. Das ist für Betriebe ohne Personalabteilung ein echter Entlastungsfaktor.

Weisungsrecht. Du kannst die Person wie einen eigenen Mitarbeiter einsetzen. Das ist für Einsätze mit hohem Abstimmungsbedarf wichtig.

Geeignet für mehrwöchige Einsätze. Eine Krankheitsvertretung für drei Monate, eine Saison, ein Umbau: Hier ist die Zeitarbeit ein etabliertes Werkzeug.

Übernahmeoption. Viele Verleiher erlauben die Übernahme nach einer bestimmten Einsatzdauer, häufig gegen eine Vermittlungsgebühr. Das ist ein Weg zur Festanstellung mit Probezeit.

Was gegen die Zeitarbeit spricht

Der Stundensatz ist hoch. Eine Ersparnis gegenüber der Festanstellung gibt es nur, wenn ein Festangestellter nicht ausgelastet wäre. Wer eine Position dauerhaft über Zeitarbeit besetzt, zahlt den Verleiheraufschlag dauerhaft.

Kurzfristige Einsätze sind schwer. Die meisten klassischen Personaldienstleister arbeiten mit Vorlauf: Anfragen, Angebot, Vertragsschluss, Einsatzplanung. Für „Wir brauchen morgen Abend zwei Servicekräfte" sind sie nicht immer aufgestellt. Ob ein Anbieter ein Netz an Gastronomiekräften hat, das kurzfristig einsetzbar ist, musst du im Einzelfall klären.

Qualifikationsprofil. Der Anteil der Helferberufe in der Zeitarbeit ist überdurchschnittlich hoch: In einer Auswertung wird angegeben, dass rund 55 Prozent der Zeitarbeitskräfte Helfertätigkeiten ausüben, gegenüber 16 Prozent über alle Beschäftigten. Für gehobene Positionen, etwa Sous-Chef oder Sommelier, ist der Pool oft dünn.

Wechselnde Gesichter. Du bekommst nicht zwingend dieselbe Person zweimal. Bei jedem neuen Einsatz beginnt die Einarbeitung neu.

Rechtliche Pflichten für dich. Auch als Entleiher bist du haftbar: Überschreitest du die Höchstüberlassungsdauer oder arbeitest mit einem Verleiher ohne Erlaubnis, riskierst du Bußgelder und ein fingiertes Arbeitsverhältnis. Wenn du mit Verleihern arbeitest, kontrolliere die Erlaubnis und dokumentiere die Einsatzzeiten.

Equal Pay ab dem neunten Monat. Bei langen Einsätzen verteuert sich das Modell weiter.

Der Begriff „Personaldienstleister Gastronomie"

Wenn du nach Personaldienstleistern für die Gastronomie suchst, findest du drei Typen: klassische Zeitarbeitsunternehmen mit Gastronomie-Sparte, spezialisierte Gastro-Personaldienstleister (oft regional, oft mit einem Pool an Servicekräften, Köchen und Küchenhilfen für Events und Hotels) und Vermittlungsplattformen. Die ersten beiden arbeiten in der Regel mit Arbeitnehmerüberlassung, die dritte Gruppe vermittelt Selbstständige oder verbindet Betriebe mit Arbeitnehmern zur direkten Anstellung. Frage immer zuerst: Wer ist der Arbeitgeber der Person, die zu mir kommt? Die Antwort entscheidet über Weisungsrecht, Haftung, Preisstruktur und Pflichten.

Modell 4: Selbstständige Fachkräfte über eine Vermittlungsplattform

Bei diesem Modell bucht dein Betrieb eine selbstständige Fachkraft für einen konkreten Einsatz: eine Schicht, ein Event, eine Woche. Die Fachkraft ist kein Arbeitnehmer, sondern Unternehmerin oder Unternehmer mit eigenem Gewerbe oder freiberuflicher Tätigkeit. Sie legt ihren Stundensatz selbst fest, entscheidet selbst, ob sie einen Auftrag annimmt, und stellt eine Rechnung.

Eine Vermittlungsplattform macht daraus ein System: Fachkräfte hinterlegen Profil, Nachweise und Stundensatz, Betriebe suchen nach Datum, Ort und Tätigkeit und schicken Anfragen. Die Plattform wickelt Zahlung und Belege ab. Wichtig: Die Plattform ist in diesem Modell in der Regel nicht der Arbeitgeber und nicht der Verleiher. Der Einsatzvertrag kommt zwischen dir und der Fachkraft zustande. Deshalb gelten Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay nicht, aber es gelten die Regeln der Abgrenzung zwischen selbstständiger Tätigkeit und Beschäftigung.

Was dafür spricht

Hohe Flexibilität. Du buchst, wenn du Bedarf hast, und nur dafür. Kein Vertrag mit Laufzeit, kein Kündigungsschutz, keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für die Fachkraft und keine Urlaubsansprüche. Bei einem Ausfall oder einem Event kannst du kurzfristig reagieren.

Zahlung nur für die tatsächlich geleistete Zeit. Bei einer Plattform mit Zeiterfassung wird nach Check-in und Check-out abgerechnet. Bei Sunworker beispielsweise werden Mehrstunden nachbelastet und kürzere Einsätze erstattet.

Qualifikation auf Abruf. Die Fachkraft bringt Erfahrung mit, sonst würde sie sich nicht selbstständig machen. Dazu gehören spezialisierte Rollen wie Patissier, Sommelier oder Chef de Partie, die du in Teilzeit nur schwer fest halten könntest.

Kein Recruiting, keine Lohnabrechnung. Du bekommst eine Rechnung für den Einsatz und bezahlst über die Plattform. Für die Buchhaltung ist das überschaubar.

Wahlfreiheit. Du siehst vor der Anfrage Profil, Stundensatz und Nachweise, bei einer guten Plattform auch Bewertungen und Ablaufdaten von Gesundheitszeugnis und Hygieneschulung. Wer gut passt, kann direkt wieder angefragt werden.

Kein Teil der Personalplanung. Du hast keine Vorhalte- und Fürsorgekosten für Personen, die du nicht brauchst.

Was dagegen spricht

Hier lohnt es sich, ehrlich zu sein, weil dieses Modell oft mit zu vielen Vorschusslorbeeren angepriesen wird.

Der Stundensatz ist höher. Die Fachkraft muss ihre eigene Sozialversicherung, ihre Absicherung, ihre Ausfallzeiten und ihre Betriebskosten aus dem Stundensatz tragen. Zusätzlich fällt für dich bei einer Plattform eine Servicegebühr an. Bei Sunworker sind das 15 Prozent auf den Auftragswert netto. Ein Stundensatz von 32 Euro wird also zu 36,80 Euro netto. Ein Ratgeber zum Thema Koch-Stundenlohn beziffert Freelance-Sätze für Köche mit einer breiten Spanne von 30 bis 95 Euro pro Stunde, wobei die Spitzenwerte für private Kochevents und Sonderleistungen gelten. Für Standardeinsätze im Restaurant liegst du meist deutlich darunter, aber auch deutlich über dem Lohn eines Festangestellten.

Weniger Bindung. Du kannst dich nicht darauf verlassen, dass dieselbe Fachkraft nächste Woche wieder verfügbar ist. Sie entscheidet selbst über Zu- und Absage. Sagt sie ab, bekommst du das Geld zurück, aber du hast trotzdem eine Lücke im Plan und musst neu suchen.

Einarbeitung bei jedem Einsatz. Selbst erfahrene Fachkräfte kennen deine Küche, deine Karte, dein Kassensystem und deine Abläufe nicht. Ohne kurzes, gutes Briefing verlierst du Zeit und Qualität.

Teamkultur. Ein Team, in dem alle paar Tage jemand Neues mitarbeitet, hat mehr Reibung. Die Fachkräfte erkennen das meist selbst, aber es braucht Rücksicht in der Einsatzplanung: Nicht jede Station gleichzeitig mit Externen besetzen.

Weisungsgrenzen. Das ist der zentrale rechtliche Punkt. Bei Selbstständigen darfst du das Ergebnis und den Rahmen des Einsatzes festlegen: Was ist zu tun, wann und wo, welche Hygieneregeln, welche Qualität. Du darfst aber keine Arbeitnehmer-typische Weisungsbefugnis ausüben, also nicht jede Handbewegung anordnen, keine Dienstpläne erzwingen, keine Verfügbarkeit einfordern, keine exklusive Bindung verlangen. Dazu unten mehr.

Risiko der Scheinselbstständigkeit. Wird die Fachkraft in Wahrheit wie eine Angestellte eingesetzt, kann die Deutsche Rentenversicherung oder der Zoll bei einer Prüfung eine abhängige Beschäftigung feststellen. Dann stehen Nachzahlungen im Raum. Das ist das gravierendste Risiko, und es trifft in erster Linie den Auftraggeber. Wir behandeln es im nächsten Abschnitt ausführlich.

Keine Arbeitgeber-Pflichten, aber auch keine Arbeitgeber-Rechte. Es gibt keine Abmahnung, keine Versetzung, keine Vorgabe von Arbeitszeitmodellen. Wenn die Fachkraft nach vier Stunden geht, weil ihr Einsatz vereinbarungsgemäß vier Stunden dauert, kannst du das nicht ändern.

Verantwortung für Betriebsrisiken. Ein selbstständiger Koch, der sich verletzt, ist nicht dein Arbeitnehmer. Wie die Absicherung geregelt ist (Berufshaftpflicht, gesetzliche Unfallversicherung als Selbstständiger, Gastversicherung), solltest du dir zeigen lassen, bevor der erste Einsatz startet.

Scheinselbstständigkeit: Das Risiko ehrlich einordnen

Die Frage, ob jemand selbstständig oder abhängig beschäftigt ist, entscheidet sich nach dem Gesamtbild der tatsächlichen Verhältnisse. Kriterien sind vor allem die Weisungsgebundenheit (Wer bestimmt Ort, Zeit, Art der Ausführung?) und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation (Arbeitet die Person in deinen Schichtplänen, mit deiner Arbeitskleidung, unter deinem Küchenchef, neben deinen Mitarbeitern?). Ein Vertrag, der „Selbstständige Tätigkeit" überschreibt, hilft dir nur, wenn die gelebte Praxis dazu passt. Nach der Rechtsprechung, die die Wissenschaftlichen Dienste des Bundestags zusammenfassen, kommt es auf die tatsächliche Ausgestaltung an, nicht auf den Vertragstitel.

Die Rechtsfolgen können empfindlich sein. Wird abhängige Beschäftigung festgestellt, musst du nach den Erläuterungen des Verbands der Gründer und Selbstständigen die Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend nachzahlen, im Regelfall für bis zu vier Jahre, bei Vorsatz bis zu 30 Jahre. Das Vorenthalten von Beiträgen kann nach § 266a StGB strafbar sein. Und damit nicht genug: Ein negativer Bescheid für eine Fachkraft strahlt oft auf ähnliche Einsätze aus.

Das Risiko lässt sich mit Sorgfalt begrenzen, und es gibt ein amtliches Instrument: das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Deutschen Rentenversicherung Bund. Es ist kostenlos, wird auf Antrag durchgeführt und dauert nach Angaben der DRV in der Regel etwa drei Monate. Man kann es sogar vor Beginn der Tätigkeit beantragen. Für Einzeleinsätze von wenigen Stunden ist es in der Praxis kaum ein Massenwerkzeug; für wiederkehrende, ähnlich gestaltete Einsätze kann es eine Gruppenfeststellung geben. Die Regelungen zu Prognoseentscheidung und Gruppenfeststellung gelten nach der Übersicht des Bundestags bis Ende Juni 2027 befristet.

Praktisch heißt das: Je kürzer, klarer umrissen und einsatzbezogener der Auftrag, je eigenständiger die Fachkraft arbeitet, je mehr sie auch für andere Auftraggeber tätig ist, desto unbedenklicher. Je öfter, regelmäßiger und in Dienstplan und Team eingebunden sie bei dir arbeitet, desto riskanter. Für den Dauerbedarf ist Festanstellung die saubere Antwort. Eine vertiefte Behandlung findest du im Ratgeber Freelancer in der Gastronomie rechtssicher einsetzen.

Vollkostenrechnung: Was eine festangestellte Kraft wirklich kostet

Die meisten Betriebsleiter kennen den Bruttolohn ihrer Leute und schätzen die Nebenkosten mit „ungefähr ein Fünftel drauf". Das ist zu knapp gerechnet, und es ist nur der erste Schritt. Denn der Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile ergibt erst die Kosten pro bezahlter Stunde. Was dich interessiert, ist der Preis pro Stunde, in der jemand da ist und in der er gebraucht wird. Dazwischen liegen Urlaub, Feiertage, Krankheit, Leerlauf und Fluktuation.

Die Annahmen für das Rechenbeispiel

Wir rechnen mit einem fiktiven Beispiel: einem Chef de Partie in einem Restaurant mit 80 Plätzen. Die Zahlen sind Richtwerte, keine Tarifauskunft. Du kannst die Rechnung mit deinen eigenen Zahlen wiederholen.

Schritt 1: Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile

Die Sozialversicherungssätze für 2026 (Quellen: Lohn-info, SBK) lauten: Krankenversicherung allgemein 14,6 Prozent, davon trägt der Arbeitgeber 7,3 Prozent, dazu die Hälfte des Zusatzbeitrags. Der durchschnittliche Zusatzbeitrag liegt bei 2,9 Prozent, der Arbeitgeberanteil damit bei 1,45 Prozent; die einzelne Kasse kann abweichen. Pflegeversicherung 3,6 Prozent, Arbeitgeberanteil 1,8 Prozent (Sachsen mit Sonderregel). Rentenversicherung 18,6 Prozent, Arbeitgeberanteil 9,3 Prozent. Arbeitslosenversicherung 2,6 Prozent, Arbeitgeberanteil 1,3 Prozent. Zusammen sind das 21,15 Prozent auf das Bruttoentgelt. Die Beitragsbemessungsgrenzen (5.812,50 Euro monatlich in der Kranken- und Pflegeversicherung, 8.450 Euro in der Renten- und Arbeitslosenversicherung) spielen bei einem Gehalt von 3.000 Euro keine Rolle.

Dazu kommen die Umlagen:

• U1 (Erstattung bei Krankheit der Mitarbeiter) betrifft Betriebe bis 30 Beschäftigte. Der Satz legt die jeweilige Krankenkasse fest und ist deshalb unterschiedlich. Er liegt in der Regel im niedrigen einstelligen Prozentbereich. Wir rechnen mit 2,0 Prozent (Richtwert). Zum Vergleich: Für Minijobs bei der Minijob-Zentrale beträgt die U1 seit 1. Januar 2026 0,8 Prozent, und erstattet werden 80 Prozent der Entgeltfortzahlung.
• U2 (Mutterschaftsaufwendungen) gilt für alle Betriebe. Wir rechnen mit 0,3 Prozent (Richtwert; bei der Minijob-Zentrale 0,22 Prozent, Erstattung 100 Prozent).
• U3 (Insolvenzgeldumlage): 0,15 Prozent im Jahr 2026, gesetzlich festgelegt.

Hinzu kommt die gesetzliche Unfallversicherung über die Berufsgenossenschaft. Für Gastronomiebetriebe ist das die BGN. Der Beitrag berechnet sich aus der Entgeltsumme, der Gefahrklasse deines Betriebs und dem Beitragsfuß, der Mindestbeitrag beträgt 50 Euro. Einen einheitlichen Prozentsatz gibt es nicht, weil er sich pro Betrieb unterscheidet. Wir rechnen im Beispiel mit 1,5 Prozent der Lohnsumme als Richtwert und weisen darauf hin, dass dein Beitragsbescheid maßgeblich ist.

Erstes Ergebnis: Die Lohnnebenkosten betragen in diesem Beispiel rund 25 Prozent des Bruttolohns. Das ist die Zahl, die jeder kennt. Sie ist aber nur der Anfang.

Schritt 2: Vom Jahrespreis zum Preis pro Anwesenheitsstunde

Die 45.036 Euro bezahlst du für 2.080 Stunden. In diesen 2.080 Stunden steckt aber Zeit, in der niemand am Herd steht:

Von 2.080 bezahlten Stunden bleiben 1.664 Anwesenheitsstunden, also 80 Prozent. Die Kosten pro Anwesenheitsstunde betragen 45.036 ÷ 1.664 = 27,06 Euro. Der Bruttostundenlohn, den die Kraft auf dem Zettel hat, liegt bei 17,31 Euro. Zwischen Lohn und echtem Preis liegen bereits knapp 10 Euro.

Bei den Feiertagen gilt in der Praxis: Viele Betriebe haben an Feiertagen geöffnet, dann arbeitet die Kraft, bekommt aber einen Ersatzruhetag oder Zuschläge. Die Rechnung bleibt dieselbe, weil die Stunde bezahlt ist und die Kraft an einem anderen Tag fehlt. Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag kommen bei Bedarf hinzu und sind in der Beispielrechnung nicht enthalten.

Schritt 3: Recruiting, Einarbeitung, Fluktuation

Nimmt man eine Fluktuationsrate von 30 Prozent an und Kosten von 5.000 Euro pro Neubesetzung, entfallen auf die Stelle rechnerisch 1.500 Euro pro Jahr. Die 5.000 Euro sind ein Richtwert, der sich zusammensetzt aus Stellenanzeigen oder Vermittlungsprovision, Zeit für Gespräche und Probearbeiten, den Wochen der Einarbeitung, in denen ein Neuer nur teilweise produktiv ist und Kollegen gebunden sind, sowie der Vakanzzeit dazwischen. Zahlen aus der Praxis schwanken sehr: Je nach Position, Region und Zählweise sind es mehrere Tausend Euro bis zu einem zweistelligen Anteil eines Jahresgehalts. Bei einem Betrieb mit stabilen Teams sind 1.500 Euro pro Jahr eher zu viel, bei einem Betrieb mit hoher Fluktuation zu wenig.

Mit den 1.500 Euro liegen die Jahreskosten der Stelle bei 46.536 Euro, pro Anwesenheitsstunde bei 27,97 Euro.

Schritt 4: Leerlauf, die Stunde, die du wirklich brauchst

Nun die unbequeme Frage: Wie viele der 1.664 Anwesenheitsstunden wird die Kraft tatsächlich gebraucht? In einem Restaurant gibt es Stunden, in denen der Umsatz die Besetzung nicht trägt, zum Beispiel am Dienstagmittag im Februar. Es gibt Vorbereitungszeit, die sinnvoll ist, aber nicht messbar; es gibt Stunden, in denen zwei Kollegen sich die Arbeit von einem teilen. Nimmt man 15 Prozent Leerlauf an, sind das 1.414 gebrauchte Stunden.

46.536 Euro ÷ 1.414 Stunden = rund 32,90 Euro pro tatsächlich gebrauchter Stunde.

Das ist knapp das 1,9-Fache des Bruttostundenlohns von 17,31 Euro. Die Faustformel „Lohn mal 1,25" führt hier in die Irre.

Was in dieser Rechnung noch fehlt

Ehrlichkeitshalber: Die Rechnung ist eher eine Untergrenze. Nicht enthalten sind:

• Zuschläge für Nacht, Sonntag, Feiertag (wenn sie im Vertrag oder Tarif stehen),
• Überstunden und deren Abgeltung,
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld, wo tariflich oder vertraglich vereinbart,
• Vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiteressen,
• Arbeitskleidung, Schulungen, Belehrungen und Zeit der Führungskräfte für Personalführung,
• Lohnbüro oder Steuerberater für die Abrechnung.

Umgekehrt enthält sie eine Annahme, die dich schwächt: Die Krankheitstage sind in Wirklichkeit teilweise durch die U1-Erstattung abgedeckt, wenn dein Betrieb daran teilnimmt (bei Minijobs 80 Prozent der Fortzahlung). Wir haben die Umlage als Kostenblock angesetzt, die Erstattung aber nicht gegengerechnet. Wenn dein Betrieb U1 nutzt, sinken die effektiven Krankheitskosten. Das verschiebt das Ergebnis nur um Bruchteile, nicht um Größenordnungen.

Personalkostenquote: Der Blick auf den Umsatz

Auf Branchenebene taucht immer wieder die Personalkostenquote auf, also der Anteil der Personalkosten am Nettoumsatz. Eine einzige Sollgröße gibt es nicht: Ein Self-Service-Konzept kommt mit deutlich niedrigeren Personalkosten aus als ein Fine-Dining-Restaurant. Nach einer Auswertung von Gastro-Piraten ist die aussagekräftigere Größe der Prime Cost, also Personalkosten plus Wareneinsatz, den man unter 60 bis 65 Prozent des Nettoumsatzes halten will. Ein Beispiel aus derselben Quelle: Ein Mindestlohnplatz kostete 2026 etwa 19,90 Euro je produktiver Stunde (17,20 Euro je bezahlter Stunde), und die Mindestlohnerhöhung 2027 um 70 Cent schlägt mit Nebenkosten bei ungefähr 87 Cent zu Buche. Für deinen Betrieb gilt: Entscheidend ist nicht der Durchschnitt der Branche, sondern deine eigene Kennzahl je Öffnungsstunde und Umsatzstunde.

Kosten pro gebrauchter Stunde: Minijob, Zeitarbeit und selbstständige Fachkräfte

Jetzt stellen wir den 32,90 Euro der Festanstellung die anderen Modelle gegenüber. Wichtig ist ein Prinzip: Bei den flexiblen Modellen bezahlst du die Stunde, die du bestellst. Bei der Festanstellung bezahlst du das Jahr.

Minijob: die Rechnung für eine Aushilfe

Für einen Minijobber mit Mindestlohn (13,90 Euro) und 31,17 Prozent Pauschalabgaben betragen die Arbeitgeberkosten 13,90 × 1,3117 = 18,23 Euro pro bezahlter Stunde. Ein voll ausgeschöpfter Minijob mit 603 Euro Verdienst kostet dich also 603 × 1,3117 = etwa 791 Euro im Monat.

Auch der Minijobber hat Urlaub, Feiertage und Krankheit. Rechnet man mit denselben Ausfallquoten wie beim Vollzeitbeispiel (20 gesetzliche Urlaubstage, 9 Feiertage, 5,9 Prozent Krankenstand, insgesamt rund 17 Prozent der bezahlten Zeit), dann teilen sich die Kosten auf weniger gearbeitete Stunden auf: 18,23 ÷ 0,83 = etwa 22 Euro je tatsächlich gearbeiteter Stunde. Bei einem Stundenlohn oberhalb des Mindestlohns, wie er in Tarifgebieten üblich ist (im NRW-Tarif etwa 14,40 Euro Einstieg), steigt der Betrag entsprechend. Für Minijobs ohne Leerlauf, also gezielt in die Spitzenzeiten geplant, ist das der günstigste Preis aller Modelle.

Gegenrechnung: Der Minijobber ist an die Verdienstgrenze gebunden, kann also nicht flexibel mehr Stunden übernehmen, und pro 100 Stunden Spitzenbedarf brauchst du mehr Köpfe.

Zeitarbeit: Stundenlohn mal Faktor

Der Verrechnungssatz setzt sich aus Lohn und Faktor zusammen. Für einen Koch der Entgeltgruppe 4 mit etwa 18 Euro Stundenlohn ergibt sich:

Für eine Küchenhilfe der Entgeltgruppe 1 mit 15,33 Euro Lohn liegt der Satz bei Faktor 1,7 bei 26,06 Euro. Dazu kommt Umsatzsteuer, die du als Vorsteuer abziehen kannst.

Die Besonderheit: Im Verrechnungssatz sind Urlaub, Krankheit und der Leerlauf des Verleihers bereits enthalten. Dafür entstehen dir bei sauberer Einsatzplanung keine Leerkosten. Du zahlst nur die bestellten Stunden, aber Mindestabnahmen (etwa Mindesteinsatzdauer pro Schicht) und Kündigungsfristen im Überlassungsvertrag solltest du prüfen.

Selbstständige Fachkraft über eine Plattform

Bei einem Stundensatz von 32 Euro, den die Fachkraft selbst festlegt, betragen die Kosten für den Betrieb bei 15 Prozent Servicegebühr 36,80 Euro netto pro Stunde. Die Servicegebühr wird bei Sunworker mit einem eigenen Beleg der Sunworkers Ltd. abgerechnet und läuft im Reverse-Charge-Verfahren (die Umsatzsteuer schuldest dann du als Leistungsempfänger, als vorsteuerabzugsberechtigter Betrieb ist sie in der Regel neutral; sprich das kurz mit deinem Steuerberater ab). Ob auf die Rechnung der Fachkraft Umsatzsteuer anfällt, hängt vom Status der Fachkraft ab (etwa Kleinunternehmerregelung) und steht auf ihrer Rechnung; bei Vorsteuerabzug ist sie für dich neutral. Die realen Stundensätze findest du im Profil der Fachkraft, bevor du anfragst; der Wert 32 Euro ist ein Beispiel und kein Marktpreis.

Auch hier ändern sich Zuschläge: Nachtarbeit (23 bis 6 Uhr) +25 Prozent, Sonntag +50 Prozent, gesetzlicher Feiertag +100 Prozent sind auf der Plattform Vorschlagswerte. Verbindlich ist das, was im jeweiligen Einsatz steht. Für die Kosten am Event-Samstag oder am Ersten Weihnachtsfeiertag rechnest du damit deutlich über dem Grundsatz.

Die drei Kosten pro gebrauchter Stunde im Vergleich

Diese Tabelle ist nur die halbe Wahrheit, weil sie unterschiedliche Qualifikationen und Verfügbarkeiten vermischt. Die Frage lautet nicht „Welche Zahl ist am kleinsten?", sondern „Welche Stunden brauche ich, wann und wie sicher?".

Der Break-even: Ab wann lohnt sich die Festanstellung?

Der wichtigste Rechenschritt lautet: Ab welcher Auslastung ist der Festangestellte günstiger als die flexible Alternative? Die Festanstellung kostet 27,97 Euro pro Anwesenheitsstunde. Diese Kosten fallen an, egal ob die Stunde gebraucht wird. Teilst du sie durch den Anteil der wirklich gebrauchten Stunden, erhältst du die Kosten je gebrauchter Stunde. Gleichgesetzt mit dem Preis der Alternative:

• Gegen die selbstständige Fachkraft (36,80 Euro): 27,97 ÷ 36,80 = 76 Prozent. Wird der Festangestellte in mehr als 76 Prozent seiner Anwesenheitsstunden gebraucht, ist er günstiger. Darunter ist die Fachkraft billiger.
• Gegen die Zeitarbeit (30,60 Euro): 27,97 ÷ 30,60 = 91 Prozent. Die Zeitarbeit ist also nur bei sehr niedriger Auslastung günstiger.
• Gegen den Minijob (22 Euro): Der Minijob ist bei gleicher Qualifikation auch bei voller Auslastung günstiger, aber das vergleicht unterschiedliche Aufgaben: ein Minijobber ersetzt keinen Chef de Partie.

Das ist die Kernaussage: Für alles, was jeden Tag gebraucht wird, ist Festanstellung das günstigste Modell. Für alles, was nur an einem Teil der Tage gebraucht wird, sind flexible Modelle günstiger, auch mit ihrem höheren Stundensatz.

Ein zweites Rechenbeispiel: Die Wochenend-Spitze

Nehmen wir ein Restaurant mit 80 Plätzen, das an 100 Tagen im Jahr (Wochenenden in der Saison, Events, Feiertage) zusätzlich sechs Personen über acht Stunden braucht. Das sind 100 × 6 × 8 = 4.800 Stunden Spitzenbedarf. Wie deckst du sie?

Variante A ist so teuer, weil sechs Vollzeitkräfte 208 Tage im Jahr da sind, aber nur an 100 Tagen gebraucht werden. Selbst wenn du die Stellen anders einsetzt, bleibt der Effekt: Die Festanstellung deckt die Spitze nur mit Überkapazität. Varianten B bis D sind günstiger, haben aber jeweils eigene Kosten, die in der Zeile nicht stehen: bei C die Mindestlaufzeiten und die Verfügbarkeit, bei D den Verwaltungsaufwand für rund zehn Minijobber (bei 43 Stunden im Monat pro Kopf) und deren Fluktuation, bei B das Restrisiko der Absagen und den Einarbeitungsaufwand.

Und die Gegenprobe: Würdest du die Grundlast von 10.000 Stunden pro Jahr über Fachkräfte decken, kostet das 10.000 × 36,80 = 368.000 Euro. Sechs Festangestellte kosten dafür 279.216 Euro. Bei Dauerbedarf ist Festanstellung um etwa ein Viertel günstiger und dazu stabiler.

Bei welchem Fachkraft-Satz kippt die Spitzenrechnung? Die Festanstellung kostet in Variante A 279.216 Euro für 4.800 gebrauchte Stunden, also 58,17 Euro je gebrauchter Stunde. Erst wenn der Stundensatz der Fachkraft plus 15 Prozent darüber läge, das entspricht einem Satz von etwa 50,60 Euro, wäre Variante A günstiger. Das zeigt auch, wie robust die Aussage ist: Selbst deutlich höhere Freelancer-Sätze ändern bei niedriger Auslastung nichts am Ergebnis.

Die große Vergleichstabelle: Alle vier Modelle auf einen Blick

Die folgende Tabelle fasst zusammen, was in den vorigen Abschnitten im Detail steht. Die Kostenangaben sind Richtwerte aus den Rechenbeispielen dieses Artikels.

Zwei Ergänzungen zu dieser Tabelle. Erstens: Kein Feld ist objektiv „gut" oder „schlecht", denn ein hoher Verwaltungsaufwand ist bei einem Betrieb mit Personalabteilung kein Problem und bei einem Zwei-Personen-Küchenteam ein großes. Zweitens: Die Tabelle zeigt, dass sich die Modelle ergänzen, nicht ersetzen. Wo ein Modell eine Schwäche hat, steht in der Nachbarspalte meist eine Stärke. Genau darauf beruht das Mischmodell.

Entscheidungsmatrix: Wann welches Modell?

Vier Fragen entscheiden fast alles.

1. Wie regelmäßig ist der Bedarf? Jeden Tag, jede Woche, saisonal, unregelmäßig?
2. Wie lange im Voraus kennst du ihn? Wochen, Tage, Stunden?
3. Wie anspruchsvoll ist die Tätigkeit? Hilfstätigkeit, qualifizierte Fachkraft oder Führung?
4. Wie stark muss die Person zum Team passen? Kernfunktion mit Verantwortung oder klar abgegrenzter Einsatz?

Die Matrix

Die Szenarien im Detail

Szenario 1: Das Stammhaus mit stabiler Nachfrage. Ein Restaurant mit 60 Plätzen, das Dienstag bis Sonntag mittags und abends geöffnet hat, mit ganzjährig ähnlichem Geschäft. Hier zählt die Grundlast: feste Küchen- und Serviceteams in Vollzeit und Teilzeit. Flexible Kräfte kommen nur für Urlaubs- und Krankheitsvertretung und für gelegentliche Feiern. Die Rechnung trägt, weil die Auslastung hoch ist.

Szenario 2: Das Saisonhaus. Ein Ausflugslokal oder Strandrestaurant, das im Sommer stark gebucht und im Winter kaum besucht ist. Die feste Belegschaft bleibt bewusst klein, vielleicht Küchenchef, Souschef und Serviceleitung. Für die Saison kommen befristet Beschäftigte, Aushilfen oder Zeitarbeitskräfte, und für Wochenenden gebuchte Fachkräfte. Eine große feste Mannschaft für den Winter zu halten, wäre wirtschaftlich nicht darstellbar. Aber Achtung: Wer jedes Jahr dieselben Saisonkräfte einstellt, sollte die Regeln zur Befristung (Teilzeit- und Befristungsgesetz, Kettenbefristung) im Blick haben und sich beraten lassen.

Szenario 3: Der Event-Caterer. Ein Caterer hat 30 bis 50 Veranstaltungen im Jahr. Zwischen Hochzeitswochenenden liegen Tage ohne Aufträge. Der Kern (Küchenchef, Disposition, Fahrer, ein bis zwei feste Köche) ist fest angestellt, Servicepersonal und zusätzliche Köche kommen je Veranstaltung. Die Spitzenlast ist so groß und unregelmäßig, dass sie sich mit Festangestellten nicht wirtschaftlich decken lässt. Hier sind Selbstständige und Eventpersonal-Anbieter das Standardwerkzeug. Wichtig ist eine gute Einsatzdokumentation, damit die Einsätze klar abgrenzbar bleiben.

Szenario 4: Das Hotel mit Frühstücks- und Bankettgeschäft. Ein Hotel hat Grundlast (Frühstück, Abendessen) und stark schwankende Nebenbereiche (Bankett, Tagung). Die Frühstücks- und A-la-carte-Teams sind fest, für Bankette gibt es einen Pool aus Aushilfen und Fachkräften. Mit einem festen Teamleiter am Bankett, der die Externen einweist, laufen die Abläufe stabil.

Szenario 5: Die kleine Küche mit einem Ausfall. Zwei Köche, einer fällt für vier Wochen aus. Ein Personaldienstleister braucht Vorlauf, eine Neueinstellung dauert länger, als der Ausfall währt. Für vier Wochen ist der Einsatz selbstständiger Fachkräfte oft die praktikabelste Lösung, sofern die Einsätze klar abgrenzbar bleiben. Sind die Einsätze dagegen jede Woche dieselben, an denselben Tagen, mit Dienstplan, ist die Grenze zur Scheinselbstständigkeit berührt. Dann ist ein befristeter Arbeitsvertrag oder Zeitarbeit die ehrlichere Lösung.

Die drei Warnsignale, dass du das falsche Modell nutzt

• Du bestellst dieselbe Fachkraft jede Woche an denselben Tagen und im selben Zeitfenster. Das ist dann faktisch eine Teilzeitstelle. Rechtlich ein Warnzeichen, wirtschaftlich meist auch: Fest wäre günstiger.
• Deine Minijobber arbeiten regelmäßig über der Grenze, und du verschiebst Stunden in den Folgemonat, um formal darunter zu bleiben. Das ist eine Baustelle für die nächste Betriebsprüfung.
• Du hältst mehr Festangestellte, als du an den ruhigen Tagen brauchst, und bezahlst regelmäßig Überstunden an den vollen Tagen. Die Spitzen gehören ausgelagert, der Kern verkleinert.

Das Mischmodell: Kernteam fest, Spitzen flexibel

Die meisten wirtschaftlich stabilen Gastronomiebetriebe fahren kein reines Modell. Sie kombinieren: Ein festes Kernteam trägt den Betrieb an jedem normalen Tag, und flexible Kräfte kommen dazu, wenn der Bedarf über den Sockel steigt oder wenn jemand ausfällt. Die Idee klingt banal, die Umsetzung entscheidet aber über Erfolg oder Frust.

Das Prinzip: Bedarfskurve statt Bauchgefühl

Zeichne dir (oder lass dein Kassensystem und deinen Dienstplan zeichnen), wie viele Personalstunden du in den letzten zwölf Monaten pro Woche tatsächlich gebraucht hast. Du erhältst eine Kurve mit einem Sockel (die schwächsten Wochen), einem breiten Mittelfeld und Spitzen (Feiertage, Sommer, Events). Die Faustregel für die Dimensionierung:

• Der Kern deckt den Sockel plus einen Teil des Mittelfeldes. Als Orientierung: die Stundenzahl, die du in 80 bis 90 Prozent der Wochen mindestens brauchst.
• Alles darüber ist Flex. Die Stunden oberhalb des Kerns werden über Minijobber, kurzfristig Beschäftigte, Zeitarbeit oder Fachkräfte abgedeckt.
• Ausfälle sind kein Sonderfall, sondern Planungsgröße. Bei Urlaub, Feiertagen und Krankheit fehlen im Vollzeitbeispiel rund 20 Prozent der bezahlten Zeit. Ein Kern, der auf Kante genäht ist, braucht deshalb immer einen Flex-Puffer.

Warum nicht den Kern größer machen, damit man keine Externen braucht? Weil jede Festanstellung, die nur an 100 von 208 Anwesenheitstagen gebraucht wird, zum Verlustgeschäft wird. Das zeigt das Rechenbeispiel aus dem vorigen Abschnitt.

Rechenbeispiel 3: Das Restaurant mit 80 Plätzen

Nehmen wir ein fiktives Restaurant mit 80 Plätzen. Der Jahresbedarf (Küche und Service) beträgt rund 14.800 gebrauchte Stunden. Davon sind 10.000 Stunden Grundlast, jeden Tag ähnlich, und 4.800 Stunden Spitze an 100 Tagen mit je sechs Personen und acht Stunden. Die Zahlen sind vereinfacht und mit dem einheitlichen Beispielsatz aus den vorigen Abschnitten gerechnet. Ein echter Betrieb hat unterschiedliche Sätze für Küche und Service und kommt auf andere Absolutwerte, die Größenordnungen bleiben aber vergleichbar.

Das Mischmodell spart im Beispiel gegenüber „alles fest" rund 102.600 Euro (18 Prozent) im Jahr und gegenüber „alles flexibel" rund 88.800 Euro (16 Prozent). Mit einem Minijob-Anteil in den Spitzen sind es bis zu 138.000 Euro Ersparnis gegenüber „alles fest", verbunden mit mehr Organisationsaufwand.

Die Ehrlichkeitsklausel: Die Rechnung hängt an den Annahmen. Wenn die Fachkräfte im Schnitt 45 Euro statt 32 Euro nehmen, kostet die Spitze 4.800 × 51,75 = 248.400 Euro. Das Mischmodell liegt dann bei 527.616 Euro und spart nur noch etwa 5,5 Prozent. Wenn du keine Fachkräfte in der Nähe findest, nützt dir der günstigste Satz nichts. Und wenn dein Bedarf in Wahrheit gleichmäßiger ist als angenommen, ist der Kern zu klein. Rechne deshalb mit deinen Zahlen und teste die Annahmen.

Wer gehört in den Kern, wer in die Flex-Schicht?

So baust du das Mischmodell auf: sieben Schritte

1. Bedarf messen. Wöchentliche Personalstunden der letzten zwölf Monate, getrennt nach Küche und Service. Zusätzlich die Umsatzspitzen: Wochenenden, Feiertage, Events.
2. Kern festlegen. Sockel plus einen Teil des Mittelfeldes. Lieber einen halben Kopf zu wenig als zu viel: Eine Lücke kannst du kurzfristig füllen, eine Überkapazität nicht.
3. Flex-Volumen berechnen. Jahresstunden über dem Kern, verteilt auf Rollen und Wochentage. Das ergibt dein Budget für Modelle 2 bis 4.
4. Modelle zuordnen. Wiederkehrende Wochenendstunden: Minijob oder Teilzeit. Saisonblöcke: kurzfristig Beschäftigte oder Zeitarbeit. Einzelne Events, Ausfälle, Spezialrollen: selbstständige Fachkräfte.
5. Einen Pool aufbauen. Pro Rolle drei bis fünf Personen, die du kennst und die dich kennen. Bei einer Plattform sind das die als „bekannt" markierten Fachkräfte, die du direkt erneut anfragst. Wer schon einmal bei dir war, braucht nur noch ein kurzes Briefing.
6. Prozesse standardisieren. Einsatzbriefing, Übergabeblatt, Hygiene- und Sicherheitseinweisung, Zugangsdaten, Kassenbedienung. Ein Blatt pro Station, damit die Einarbeitung nicht an einer Person hängt.
7. Auswerten und nachschärfen. Nach jeder Saison: Wie viele Stunden Flex? Was hat es gekostet? Wie viele Absagen? Wie war die Qualität? Wo war der Kern zu dünn oder zu dick?

Die Kunst: Externe integrieren, ohne die Regeln zu verbiegen

Das Mischmodell steht und fällt mit dem Umgang mit den Flex-Kräften. Vier Regeln haben sich bewährt.

Ein Ansprechpartner pro Schicht. Eine feste Person, meist der Souschef oder Schichtleiter, ist für die Einweisung der Externen zuständig und hat dafür fünf Minuten Zeit eingeplant. Wer das vergisst, verliert den Zeitgewinn der Externen in Nachfragen.

Stationen, keine Lückenfüller. Externe funktionieren am besten, wenn sie eine klare Station mit klarem Ergebnis haben: Vorspeisen-Posten, Garde Manger, Bar, Sektempfang, Runner-Bereich. Wer sie überall reinschickt, bekommt Irritation im Team.

Wertschätzung ist Teil der Qualität. Das Kernteam entscheidet mit, ob Externe gut arbeiten. Sag deinem Team vorher, wer kommt und warum. Ein gemeinsames Personalessen und Getränke gehören dazu. Das ist keine Freundlichkeit, sondern Betriebsökonomie.

Nicht alle gleichzeitig. Halte den Anteil der Externen pro Station begrenzt. Eine Faustregel aus der Praxis: Pro Küchenstation höchstens eine externe Kraft je Schicht, im Service höchstens jede dritte Kraft.

Auf der rechtlichen Seite gilt: Behandle Fachkräfte als Selbstständige, nicht als Kollegen im Dienstplan. Die Einsätze sind einzeln gebucht, die Arbeitskleidung bringt die Fachkraft mit oder ist auf den Einsatz begrenzt, Weisungen betreffen den Rahmen (Zeit, Ort, Hygiene, Qualität, Ablauf) und nicht die persönliche Arbeitsweise. Ein festes Kernteam plus wechselnde Fachkräfte, die klar abgegrenzte Einsätze machen, ist ein etabliertes Modell. Ein festes Kernteam plus „Freelancer", die jeden Freitag im selben Dienstplan stehen, ist eines der typischen Probleme.

Wann das Mischmodell nicht funktioniert

• Der Kern ist zu dünn. Wenn fünf von zehn Leuten am Pass Externe sind, hat niemand mehr den Überblick.
• Es fehlen Prozesse. Ohne Standards und Briefings kostet jede Externe mehr Zeit, als sie spart.
• Es fehlt Führung. Schichtleiter, die Externe nicht ansprechen und einweisen, verlieren Qualität.
• Der Markt ist leer. In Regionen mit wenigen verfügbaren Fachkräften nützt ein Flex-Konzept nichts, wenn niemand kommen kann.
• Der Dauerbedarf wird fälschlich als Spitze behandelt. Wer Stammschichten mit Flex besetzt, zahlt dauerhaft zu viel und riskiert rechtliche Probleme.

Für dieses Mischmodell gibt es verwandte Ratgeber: Wie du mit Personalmangel und Saisonspitzen umgehst, beschreibt Personalmangel in der Gastronomie. Wie du Servicepersonal für Bankette und Events planst, erklärt Mietkellner und Hostessen für Events.

Einarbeitung und Teamkultur: Der unterschätzte Kostenfaktor

Beim Preisvergleich zwischen Modellen fehlt fast immer ein Posten: die Zeit, die dein Team für die Einweisung Externer aufbringt. Sie taucht in keiner Rechnung auf, kostet aber echtes Geld. Wenn ein Sous-Chef zehn Minuten in eine Einweisung steckt, ist das bei 20 Externen im Monat schon mehr als drei Stunden seiner Zeit.

Das Einsatzbriefing in fünf Punkten reduziert das auf ein Minimum:

1. Rahmen: Beginn, Ende, Pausen, Ansprechpartner, Umkleide, Personalessen.
2. Aufgabe: Station, Karte oder Menü, Mengen, Zeitplan des Abends.
3. Standards: Hygiene (HACCP), Allergene, Anrichten, Servicestandards, Kleiderordnung.
4. Technik: Kasse, Bonsystem, Geräte, Lager, Kühlung, Notfallnummern.
5. Abschluss: Übergabe, Reinigung, Dokumentation, Feedback.

Ein einseitiges Übergabeblatt pro Station und ein 15-Minuten-Slot vor Schichtbeginn reichen dafür aus. Bei Stammfachkräften reduziert sich das auf wenige Minuten. Das ist ein wichtiger Vorteil der Funktion „Bekannte Fachkräfte": Wer einmal bei dir war, kennt Kasse, Station und Team.

Zur Teamkultur: Es gibt Küchen, in denen Externe selbstverständlich Teil des Abends sind, und Küchen, in denen sie als Fremdkörper gelten. Der Unterschied ist selten eine Frage des Geldes. Er liegt an drei Dingen: Das Kernteam weiß, warum Externe kommen (Entlastung, nicht Ersatz), es gibt eine klare Einweisung, und die Externen werden zum Schluss ehrlich beurteilt. Wer das Kernteam vor Entscheidungen einbezieht, etwa in die Frage, an welchen Tagen Unterstützung nötig ist, bekommt Akzeptanz.

So geht es mit Sunworker

Wenn du das Modell selbstständiger Fachkräfte für Spitzen und Ausfälle nutzen willst, funktioniert das bei Sunworker so: Konto anlegen, Suche und Anfragen sind kostenlos. Du suchst nach Tag und Postleitzahl, siehst vor der Anfrage Profil, Nachweise (Gesundheitszeugnis oder Belehrung nach § 43 IfSG, Hygieneschulung, Ausbildung, Gewerbe mit Ablaufdatum) und den Stundensatz, den die Fachkraft selbst festlegt, und fragst an. Die Fachkraft entscheidet über Zu- oder Absage. Sagt sie zu, kommt der Einsatzvertrag direkt zwischen dir und ihr zustande; Sunworker vermittelt und wickelt die Zahlung ab. Es ist keine Arbeitnehmerüberlassung, deshalb gibt es keine Überlassungshöchstdauer und keinen Equal-Pay-Anspruch. Umgekehrt hast du kein Weisungsrecht über den Einsatz hinaus.

Der Betrag wird eingezogen und liegt in Treuhand, abgerechnet wird die tatsächliche Zeit per Check-in und Check-out. Mehrstunden werden nachbelastet, kürzere Einsätze erstattet. Du zahlst 15 Prozent Servicegebühr auf den Auftragswert (netto, eigener Beleg, Reverse-Charge). Storniert dein Betrieb mehr als 48 Stunden vor Beginn, ist das kostenlos, zwischen 24 und 48 Stunden fallen 25 Prozent an, unter 24 Stunden 50 Prozent, nach Beginn oder bei Nichterscheinen 100 Prozent. Sagt die Fachkraft ab, bekommst du den vollen Betrag inklusive Servicegebühr zurück. Belege gehen an Lexware Office oder sevDesk, dazu gibt es einen DATEV-Export. Die Details stehen unter So funktioniert es und in den Preisen.

Und die ehrliche Einordnung dazu: Für dauerhaft gleichbleibenden Bedarf ist Festanstellung meist die bessere Lösung. Sunworker ist für Spitzen, Events, Ausfälle und Spezialrollen gedacht, nicht als Ersatz für dein Stammteam.

Typische Fehler beim Auslagern

• Nur den Stundensatz vergleichen. 36,80 Euro gegen 17,31 Euro sieht dramatisch aus. Erst der Vergleich je gebrauchter Stunde zeigt die Wahrheit, in beide Richtungen.
• Dauerbedarf flexibel decken. Wer die Frühschicht jeden Tag mit Externen besetzt, zahlt zu viel und läuft rechtlich ins Risiko.
• Keine Einweisung. Wer Externe ohne Briefing in die Küche stellt, zahlt für Fehler und Frust.
• Minijob-Grenzen ignorieren. Regelmäßige Überschreitungen fallen bei der Betriebsprüfung auf.
• Zeitarbeit ohne Erlaubnis prüfen. Den Nachweis der Erlaubnis nicht zu verlangen, ist ein vermeidbarer Fehler mit hohem Risiko.
• Weisungen wie bei Angestellten. Dienstplan, Verfügbarkeitspflicht und Kleidung von der Fachkraft zu verlangen, gehört ins Arbeitsverhältnis.
• Nur auf einen Kanal setzen. Wer nur einen Pool hat, steht bei einer Absage ohne Alternative da. Halte immer zwei bis drei Wege offen.
• Nachweise nicht prüfen. Gesundheitszeugnis, Belehrung nach § 43 IfSG und Hygieneschulung sind Pflicht. Fehlt die Belehrung, drohen Bußgelder bis 25.000 Euro (nach Angabe eines Bußgeldratgebers zum IfSG).
• Nicht nachrechnen. Wer nach der Saison nicht auswertet, wiederholt Fehler im nächsten Jahr.

Checkliste: Bin ich bereit, Personal auszulagern?

Hake ab, was auf deinen Betrieb zutrifft. Sind mindestens acht von zwölf Punkten erfüllt, ist ein Einstieg sinnvoll. Bei weniger lohnt es sich, zuerst die fehlenden Grundlagen zu schaffen.

Bedarf und Zahlen

• Ich kenne meine Personalstunden pro Woche der letzten zwölf Monate.
• Ich weiß, welche Tage und Zeiten dauerhaft besetzt sein müssen (Grundlast) und welche nur zeitweise (Spitze).
• Ich kenne meine Kosten je Anwesenheitsstunde und je gebrauchter Stunde, zumindest als grobe Rechnung.
• Ich habe ein Budget für flexible Stunden und weiß, was ich maximal pro Stunde zahlen kann.

Organisation

• Es gibt pro Station ein Übergabeblatt und ein kurzes Einsatzbriefing.
• Ein fester Ansprechpartner pro Schicht weist Externe ein.
• Mein Kernteam weiß, warum und wann Externe kommen.
• Ich kann Nachweise (Gesundheitszeugnis oder Belehrung, Hygieneschulung) prüfen und dokumentieren.

Recht und Verwaltung

• Ich weiß, ob mein Vertragspartner Arbeitgeber (Zeitarbeit) oder selbstständig ist, und was daraus folgt.
• Ich verlange bei Zeitarbeit die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung und behalte die Höchstüberlassungsdauer im Blick.
• Ich behandle Selbstständige rechtlich wie Auftragnehmer: kein Dienstplan, kein Verfügbarkeitszwang, klar abgegrenzte Einsätze.
• Belege und Rechnungen laufen sauber in die Buchhaltung, gegebenenfalls über Lexware Office, sevDesk oder DATEV.

Wenn du bei einem der Punkte im Bereich „Recht" unsicher bist, sprich mit deinem Steuerberater oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Im Zweifel gilt: lieber ein Statusfeststellungsverfahren beantragen als jahrelang hoffen.

Startplan für die ersten 90 Tage

• Woche 1 bis 2: Bedarfskurve und Kosten je Stunde berechnen, Kern und Flex-Stunden festlegen.
• Woche 3 bis 4: Briefing-Vorlage und Stationsblätter erstellen, Ansprechpartner pro Schicht benennen.
• Woche 5 bis 8: Erste Flex-Einsätze an ruhigeren Tagen testen, Feedback dokumentieren, Pool auf drei bis fünf Personen pro Rolle ausbauen.
• Woche 9 bis 12: Kosten und Qualität auswerten, Kern nachschärfen, Dauerbedarf gegebenenfalls in Festanstellung umwandeln.

Häufige Fragen

Ist Personal outsourcen in der Gastronomie günstiger als Festanstellung?

Nicht pauschal. Je gebrauchter Stunde ist Festanstellung günstiger, sobald die Stelle mehr als etwa drei Viertel ihrer Anwesenheitszeit gebraucht wird. Bei geringer Auslastung, etwa für Wochenenden, Events oder Ausfälle, sind flexible Modelle trotz höherem Stundensatz billiger, weil du keine Leerzeiten, Urlaub und Krankheit mitbezahlst. Im Rechenbeispiel dieses Artikels spart das Mischmodell rund 18 Prozent gegenüber reiner Festanstellung.

Was kostet Zeitarbeit in der Gastronomie pro Stunde?

Der Verrechnungssatz ergibt sich aus dem Tariflohn mal einem Faktor, der oft zwischen 1,5 und 2,0 liegt. Bei rund 18 Euro Lohn für einen ausgebildeten Koch sind das 27 bis 36 Euro netto, bei einer Küchenhilfe der Entgeltgruppe 1 (15,33 Euro seit 1. September 2026) etwa 23 bis 31 Euro. Dazu kommt Umsatzsteuer. Der genaue Faktor ist Verhandlungssache und hängt von Einsatzdauer und Anbieter ab.

Wie viele Stunden darf ein Minijobber in der Gastronomie arbeiten?

Die Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat (7.236 Euro im Jahr). Bei Mindestlohn (13,90 Euro) sind das rund 43 Stunden monatlich. Die Grenze gilt für den Verdienst, nicht für die Stunden; bei höherem Stundenlohn sind es entsprechend weniger. Ein gelegentliches, nicht vorhersehbares Überschreiten ist in engen Grenzen zulässig, ein planmäßiges nicht. Dann greift der Übergangsbereich mit Sozialversicherungspflicht.

Was ist der Unterschied zwischen Zeitarbeit und selbstständigen Fachkräften?

Bei der Zeitarbeit ist ein Verleiher der Arbeitgeber, du hast das Weisungsrecht, und es gelten Höchstüberlassungsdauer (grundsätzlich 18 Monate) sowie Equal Pay nach neun Monaten. Bei selbstständigen Fachkräften schließt du den Einsatzvertrag direkt mit der Fachkraft, es gibt kein Arbeitsverhältnis, aber auch kein umfassendes Weisungsrecht. Dafür musst du die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit beachten.

Wann besteht das Risiko der Scheinselbstständigkeit?

Wenn die Fachkraft in der Praxis wie eine Angestellte arbeitet: feste Dienstpläne, Weisungen zur Arbeitsweise, regelmäßige Einsätze bei nur einem Auftraggeber, Eingliederung ins Team. Maßgeblich ist die tatsächliche Gestaltung, nicht der Vertragstitel. Die Folge können rückwirkende Beitragsnachzahlungen für bis zu vier Jahre sein, bei Vorsatz länger. Im Zweifel klärt das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Deutschen Rentenversicherung.

Muss ich bei externen Kräften das Gesundheitszeugnis prüfen?

Ja. Wer im Lebensmittelbereich tätig ist, braucht vor der ersten Tätigkeit die Erstbelehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz; die Bescheinigung darf bei Arbeitsbeginn nicht älter als drei Monate sein. Bei eigenen Mitarbeitern belehrst du alle zwei Jahre nach und dokumentierst das. Bei Externen solltest du dir den Nachweis zeigen lassen, damit du bei einer Kontrolle nicht in der Verantwortung stehst. Fehlende Belehrung kann mit Bußgeldern belegt werden.

Lohnt sich ein Personaldienstleister für die Gastronomie bei kurzfristigem Bedarf?

Kommt auf den Anbieter an. Klassische Zeitarbeitsfirmen brauchen oft Vorlauf für Auswahl, Vertrag und Einsatzplanung. Spezialisierte Gastro-Dienstleister mit Pool sind schneller. Für einzelne Schichten am nächsten Tag sind Vermittlungsplattformen für Selbstständige oft flexibler, sofern Fachkräfte in deiner Region und an dem Termin verfügbar sind. Frag vorab nach Reaktionszeit, Mindesteinsatzdauer und Ersatzgarantie.

Wie viel kostet mich ein Festangestellter wirklich?

Mehr als der Bruttolohn plus 20 Prozent. Im Beispiel mit 3.000 Euro Brutto liegen die Arbeitgeberkosten bei rund 45.000 Euro im Jahr, mit Fluktuation bei 46.500 Euro. Weil Urlaub, Feiertage und Krankheit mitbezahlt werden, kostet eine Anwesenheitsstunde etwa 28 Euro, eine tatsächlich gebrauchte Stunde bei 15 Prozent Leerlauf etwa 33 Euro. Die Werte sind Richtwerte und hängen von Tarif, Umlagen und Betrieb ab.

Kann ich Festangestellte durch Freelancer ersetzen?

Für Dauerbedarf nicht sinnvoll und rechtlich riskant. Wer dieselben Personen regelmäßig zu festen Zeiten einsetzt, nähert sich der Scheinselbstständigkeit, und wirtschaftlich ist Festanstellung bei hoher Auslastung günstiger. Freelancer eignen sich für Spitzen, Events, Ausfälle und Spezialrollen. Wer Dauerbedarf hat, sollte einstellen, in Teilzeit, befristet oder als Minijob, und Selbstständige für den Rest nutzen.

Wie starte ich mit dem Mischmodell?

Miss zuerst deinen Bedarf: Personalstunden pro Woche über zwölf Monate. Lege dann den Kern so fest, dass er den Sockel und einen Teil des Mittelfelds deckt. Alles darüber wird flexibel besetzt. Teste das an ruhigeren Tagen, baue pro Rolle einen Pool von drei bis fünf bekannten Kräften auf und werte nach jeder Saison Kosten und Qualität aus. Die Checkliste im Artikel hilft bei der Vorbereitung.

Quellen

1. Bundesregierung: Mindestlohn 2026 auf 13,90 Euro erhöht (2027: 14,60 Euro; Minijob-Grenze 603/633 Euro) – https://www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/mindestlohn-steigt-2391010
2. Minijob-Zentrale (Magazin): Minijob 2026 – Mehr Verdienst, neue Regeln und Änderungen – https://magazin.minijob-zentrale.de/minijob-2026-aenderungen/
3. Minijob-Zentrale (Magazin): Minijob-Beiträge 2026 – Arbeitgeber zahlen geringere Umlage U1 – https://magazin.minijob-zentrale.de/minijob-beitraege-2026/
4. Minijob-Zentrale (Magazin): Umlageverfahren im Minijob – https://magazin.minijob-zentrale.de/umlageverfahren/
5. Minijob-Zentrale (Magazin): Urlaub, Krankheit und Arbeitsrechte – https://magazin.minijob-zentrale.de/urlaub-krankheit-arbeitsrechte/
6. Lohn-info.de: Sozialversicherungsbeiträge 2026 – https://www.lohn-info.de/sozialversicherungsbeitraege2026.html
7. SBK: Beiträge zur Sozialversicherung Arbeitgeber 2026 – https://www.sbk.org/arbeitgeberservice/beitraege/beitraege-zur-sozialversicherung-arbeitgeber-2026/
8. Lohn-info.de: Insolvenzgeldumlage 2026 – https://www.lohn-info.de/insolvenzgeldumlage.html
9. Haufe: Minijob – Umlage U2 im Jahr 2026 – https://www.haufe.de/personal/entgelt/minijob-umlage-u2_78_432388.html
10. Lohn-info.de: Kurzfristige Beschäftigungen (Aushilfskräfte) – https://www.lohn-info.de/gering_kurzfristige_beschaeftigung.html
11. Haufe: Arbeitnehmerüberlassung – Dauer auf 18 Monate begrenzt – https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/reform-der-zeitarbeit/arbeitnehmerueberlassung-dauer-auf-18-monate-begrenzt_76_433684.html
12. Personaldienstleister.de (GVP): Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) – https://personaldienstleister.de/personaldienstleistungen/zeitarbeit/recht/aug/
13. Personaldienstleister.de (GVP): Höhere Tarifentgelte in der Zeitarbeit ab 1. Januar 2026 – https://personaldienstleister.de/hoehere-tarifentgelte-in-der-zeitarbeit-ab-1-januar-2026/
14. PersoFlex: Tariflohn Zeitarbeit 2026 – https://www.persoflex-gmbh.de/blog/tariflohn-zeitarbeit-igz-bap-erklaert/
15. Stazzle: Was kostet ein Zeitarbeiter? Kalkulation und Kosten 2026 – https://stazzle.de/blog/was-kostet-ein-zeitarbeiter-kalkulation-stundenverrechnungssatz-ratgeber-2026/
16. heylead: Arbeitnehmerüberlassung 2026 – Regeln, Grenzen und Kosten – https://www.heylead.de/ratgeber/arbeitnehmerueberlassung
17. Deutsche Rentenversicherung: Das Statusfeststellungsverfahren – https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Rente/Arbeitnehmer-und-Selbststaendige/03_Selbststaendige/statusfeststellungsverfahren.html
18. Deutscher Bundestag, Wissenschaftliche Dienste: Zum Statusfeststellungsverfahren nach § 7a Abs. 1 SGB IV (WD 6 - 029/25) – https://www.bundestag.de/resource/blob/1103572/WD-6-029-25.pdf
19. VGSD: Statusfeststellung und Betriebsprüfung – Rechtliche Folgen von Scheinselbstständigkeit – https://www.vgsd.de/statusfeststellung-und-betriebspruefung-die-rechtlichen-folgen-von-scheinselbststaendigkeit-fuer-auftraggeber-und-auftragnehmer/
20. AHGZ: AOK-Auswertung – Fehlzeiten durch Krankheit in der Hotellerie weiterhin hoch – https://www.ahgz.de/hotellerie/news/aok-auswertung-fehlzeiten-durch-krankheit-weiterhin-hoch-319770
21. Statistisches Bundesamt: Eine Arbeitsstunde kostete im Jahr 2025 durchschnittlich 45,00 Euro – https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/04/PD26_148_624.html
22. DEHOGA-Zahlenspiegel I/2026 – https://www.dehoga-sachsen.de/fileadmin/user_upload/dehoga/Mitgliederbereich/DEHOGA-Zahlenspiegel_1._Quartal_2026.pdf
23. DEHOGA Berlin: Arbeitsmarkt im Gastgewerbe – Beschäftigung wächst, aber Dynamik fehlt – https://dehoga-berlin.de/2026/06/03/arbeitsmarkt-im-gastgewerbe-beschaeftigung-waechst-aber-dynamik-fehlt/
24. DEHOGA NRW: Tarife und Löhne (Tarifabschluss 2026) – https://www.dehoga-nrw.de/branchenthemen/tarifeundloehne
25. IHK Nordschwarzwald: Berechnung von Urlaub bei Teilzeit – https://www.ihk.de/nordschwarzwald/recht/recht/arbeitsrecht/merkbl/urlaub-2619398
26. IHK Schwaben: Infektionsschutzgesetz – Tätigkeiten mit Lebensmitteln – https://www.ihk.de/schwaben/produktmarken/branchen-und-netzwerke/freizeitwirtschaft-gastgewerbe-tourismus/weitere-themen/infektionsschutzgesetz-taetigkeiten-mit-lebensmitteln-553940
27. Bussgeldkatalog.org: § 43 Infektionsschutzgesetz – Belehrung durch Arbeitgeber – https://www.bussgeldkatalog.org/infektionsschutzgesetz-belehrung/
28. GetMeGastro: Arbeitszeitgesetz in der Gastronomie – https://www.getmegastro.de/blog/arbeitszeitgesetz-gastronomie-sonderregeln-pausen
29. BGN: Beitrag (Berechnung, Mindestbeitrag) – https://www.bgn.de/mitgliedschaft-beitrag/beitrag
30. Gastro-Piraten: Personalkosten Gastronomie – https://gastro-piraten.de/personalkosten-gastronomie/
31. GourMeet: Koch-Stundenlohn 2026 – Tarif, Freelance und Vergleich – https://gourmeet.me/ratgeber/koeche/koch-stundenlohn-tarif-freelance-verdienst

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: September 2026.